Au sein du Groupe Oui Care, Maison Helya incarne avec passion les Savoir-Faire d’excellence des métiers du service à la personne.

Maison Helya emploie et met à disposition de ses clients, de façon régulière ou ponctuelle, un large éventail de personnel de maison : intendant de maison, valet et femme de chambre, majordome, lingère, assistant personnel, chef privé, maître d’hôtel, chauffeur de maître, dame de compagnie, jardinier, professeur particulier, …

En rejoignant notre Maison, vous êtes au cœur de notre attention et adhérez à notre philosophie : cultiver la curiosité, viser l’excellence et avoir un sens absolu de la confidentialité et de la discrétion, qualités indispensables pour réussir et s’épanouir durablement.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Commercial(e) H/F pour participer à la gestion courante de l’exploitation et aider l’équipe au quotidien.

Vous aurez un rôle clé dans le bon fonctionnement de nos opérations administratives et aurez la responsabilité de divers aspects de la gestion de bureau au sein d’une équipe à taille humaine ; vous aurez à ce titre les missions suivantes :

1. Administration des ventes

• Établir des devis pour les clients et prospects

• Établir et suivre la facturation des clients et assurer le lien avec la comptabilité groupe (recouvrement, avoir…) 

• Recouvrer les factures clients

• Assurer le suivi comptable (SAGE) 

2. Back office administratif :

• Assurer la gestion administrative des contrats et prestations

• Gérer les dossiers de remboursement des sinistres auprès des assurances

• Assurer le secrétariat et la gestion des communications internes et externes

• Assurer un relai administratif avec le service RH

3. Office Management :

• Gestion du courrier , accueil téléphonique & client 

• Gérer le classement, l’archivage et la mise à jour les documents administratifs et veiller à leur bonne organisation

• Gérer les stocks et réaliser les achats et commandes de fournitures

• Réceptionner, scanner et transmettre les notes de frais pour validation

• Assurer si besoin la gestion des clés clients

• Organiser et assurer ponctuellement les livraisons clients

• Gérer les téléphones et les badges de télégestion

De formation Bac+2, ce poste est idéal pour une personne organisée, proactive et désireuse de contribuer à l’efficacité de notre organisation et si vous justifiez idéalement d’une expérience administrative significative dans un rôle similaire.

Compétences clés :

Pour réussir dans ce poste, vous possédez :

• Un sens aigu de l’organisation et la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément
• Une forte rigueur
• Un goût avéré pour les chiffres
• Une forte réactivité
• La maîtrise des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Un sens inné de la satisfaction client et de la recherche de solutions
• Une capacité à anticiper les besoins et à travailler en transversal
• Discrétion et respect de la confidentialité dans le traitement des informations

Nous attendons également :Une excellente maîtrise du français (écrit & oral), l’anglais serait un plus.